スマホとビジネスフォンの融合「クラウドフォン」とは?

スマホとビジネスフォンの融合「クラウドフォン」とは?

スマホとビジネスフォンの融合「クラウドフォン」とは?

ビジネスフォンの種類の一つ「コードレスフォン」は、その名のとおり、受話器と本体がコードでつながっていない電話機です。

会議が多く、デスクにいることが少ない管理職や、広い敷地を動き回る職種など「デスクで電話の対応ができない」場合に活躍します。

そんなコードレスフォンですが、そのメリットをかっさらうようなビジネスフォンが今注目されています

「クラウドフォン」です。

クラウドフォンの大きな特徴は、専用のアプリをダウンロードするだけでスマホやパソコン等の通信機器から「ビジネスフォンの機能」が利用できること。

たとえば、

  • 出張中に、会社からの内線をスマホでとる
  • 外出時に、会社の「代表番号」を使って電話をかける

といったことが可能。

そんな、スマホとビジネスフォンが融合した「クラウドフォン」の魅力について、今回はご紹介します。

「クラウドフォン」の仕組み

「クラウドフォン」の仕組み

まずお話しておきたいのが「クラウドフォンの仕組み」です。

スマホなどの通信機器で従来のビジネスフォンと同じ機能が使える、というのはすでにお話しましたが、実のところクラウドフォンとビジネスフォン(コードレスフォン)はもっと根本的な部分で大きな違いがあります。

その違いとは「PBX(交換機/主装置)のある場所」です。

おさらいしておくと「PBX」は、ビジネスフォンの複雑な機能を制御している大変重要な機器。

このPBXがなければ電話機だけあっても、内線や保留転送といったビジネスフォンだけの機能が使えません。

つまり、はじめてビジネスフォンを導入する際は、かならずPBXと電話機をセットで購入しなくてはならないのです。

一方クラウドフォンには、その必要がありません。

クラウドフォンのPBXは「クラウドPBX」と呼ばれるているとおり、クラウド化つまりネット上に存在しています。

ということで、「通常のPBXは機器として存在し」「クラウドフォンはクラウド化されて存在している」。

スマホでビジネスフォンの機能を使えるのもこの違い・・・「PBXのクラウド化」によるものなのです。

クラウドフォンのメリット

クラウドフォンのメリット

  • スマホでビジネスフォンが使える
  • PBXの購入が必要ない

すでにクラウドフォンのメリットを簡単にご紹介していますが、もっと掘り下げてお話をしたいと思います。

①故障がない

ビジネスフォンで一番重要な「PBX」がクラウド化されているため、劣化・故障という概念がそもそもありません

故障がないということは、将来的にかかる「修理費用」もかからないということです。

②支店間もカンタン内線

従来、支店間や拠点間を内線できるようにする場合、支店間ごとに「PBX」を設置する必要がありました。

一方クラウドフォンではPBXの設置は必要なし

PBXの維持費用とあわせて、設置費用もなくなるのです。

③外出先も、出張中も、海外でも「内線」可能

従来の場合、外出時や出張中は

  • 電話があったことを知らせてもらい、スマホで折り返す
  • 事前にビジネスフォンから転送される設定をする
  • 後ほど事務所からかけなおす

のいずれかの対応しかできませんでした。

また、ビジネスフォンの転送設定は対応している携帯でしかできないため、利用ができないということも。

一方クラウドフォンの場合は、スマホに直接保留転送をしてもらい、そのままかかった電話にでることができます。

④さまざまな端末で使える
スマホはもちろん

  • 従来のビジネスフォン(SIPフォン)
  • パソコン
  • タブレット

でも利用が可能。

また社員自身の携帯電話、スマホを使ってBYOD化するのもおすすめです。

BYOD化であれば「端末の購入費用」大幅に削減できます

⑤設定の変更が管理画面からすぐできる

本来ビジネスフォンの「増設(社員の増加などによる電話機の追加)」や「移設(移転などによる電話機の移動)」には、そのための工事が必須。

すると、増設や移設のたびに工事費用がかかってしまいます。

クラウドフォンの場合は、管理画面で設定の変更をするだけ

つまり工事をする必要がないのです。

⑥在宅ワークやリモートワークに最適

昨今広まりつつある「在宅」「リモート」での働き方。

その需要は大きく、若い企業やベンチャー企業での導入が増えつつあります。

自社もやってみたい、という企業さんも多いのではないでしょうか。

ただ、そのとき議題に上がりやすいのが「やりとりをどうするか」という「ホウ・レン・ソウ」の問題です。

若い企業やベンチャー企業で人気の「チャット」では、

  • 長文になりがちで、文字をいちいち打ってられない
  • 温度感など言いたいことが伝わらない

といった、在宅やリモートならではの「デメリット」があり、不便な場合も。

しかし、そこで「文字より口頭で」とスマホを使ってホウ・レン・ソウをしたら、通話料がびっくりするぐらい高かった・・・という例も少なくありません。

実際の固定電話から携帯電話にかかる通話料金はこちら。

  • ドコモ・・・20円/1分
  • au・・・30円/1分
  • ソフトバンク・・・40円/1分

※平日昼間の1分間の例:<参考>ドコモ

一番高いソフトバンクは、5分間話しただけで200円。

それが何回も・・・となると、ばかにできない金額です。

クラウドフォンであれば、内線扱いになるため通話料0円

話し放題で、気兼ねなく伝えたいことを伝えれれうようになります。

クラウドフォンの利用で消える「コスト」

クラウドフォンの利用で消える「コスト」

ここまでで、費用面でなくなるものがチラホラあることにお気づきかと思います。

クラウドフォンはコスト削減としても、大変優秀。

そこで、クラウドフォンにすると「どのくらいコストが削減できるのか」簡単にまとめてみました。

ぜひご覧ください。

①電話機本体や社員携帯の本体費用

社員の携帯にクラウドフォンを導入すれば、別途端末を購入する必要はありません。

②社員間・会社と社員間・支店間の通話料

内線化されるため0円です。

③FAX費用

わざわざ「紙にして出す必要のないFAX」ってありませんか。

ネットFAXを利用すれば紙でなく、データとしてパソコンやスマホの画面から、書いている内容を見ることができます。

④修理費用

劣化や故障がないため、修理の必要はありません。

⑤設置費用(初期費用)

導入時の設置工事がなくなります。

そのためトータルな初期費用が抑えられ、会社を立ち上げる方にもおすすめです。

⑥追加(増設工事)・移転(移設工事)にかかる費用

管理画面から簡単に変更できます。

⑦PBX本体の費用

クラウド化しているため、別途購入する必要はありません。

クラウドフォンの料金イメージ

削減できるコストをご紹介したところで、とくに気になるクラウドフォンの「料金」の一例をご紹介します。

▼OFFICE110「OFFiCE-PHONE」の料金

OFFICE-PHONEの料金

【画像引用サイト】
株式会社ベルテクノス
<関東本部>
〒160-0022
東京都新宿区新宿1-15-11 イマキイレビル5F
TEL 03-5363-5666 FAX 03-5363-5665

クラウドフォンは「基本料金」「初期費用」「追加する際の1ライセンス(アカウント)料金」のセットでプランが組まれています。

携帯プランのようで、ビジネスフォンよりもわかりやすいのではないでしょうか。

もし、クラウドフォンを検討したいと思った場合、「お試し期間」や「無料トライアル」のある販売会社をおすすめします。

たとえば、料金イメージで紹介したOFFICE110では「3ヶ月間無料トライアル」を行っています。

3ヶ月間無料トライアル

また他社比較も行うようにしましょう。

クラウドフォンによっては、企業との相性が合わないものもありますし、コスト削減が逆に割高になった・・・という可能性も否定できません。

ぜひ吟味して、自分が納得できるものを導入にしてくださいね。